如何將企業中個人的知識轉換成組織知識

野中郁次郎與竹內弘高的《創新求勝》(The Knowledge)一書引用了哲學家博蘭尼(Michael Polanyi)顯性知識與隱性知識的概念,提出「知識螺旋」理論。利用「社會化」「外化」「結合」「內化」4個循環不已的模式,將企業中個人的知識轉換成組織知識。而一想到知識管理,不免俗地又得提到十分重視研發的3M,其打造出包含 45種技術與六萬多種商品的知識平臺,讓全球的技術及研發人員都能夠隨時上線尋找問題解決方案!

隨著公司愈來愈大,邁向永續經營,勢必都會面臨下列問題:

  • 當有人進公司時,新進員工如何快速熟悉業務?如何有效傳承前輩經驗?
  • 當有人退休時,會留下哪些知識?珍貴的經驗會存放到哪裡?

而今天,我們要介紹的是 企業等級

FB 社群平台 + LINE通訊平台 + Google Apps 辦公平台 = IBM Connection 知識管理平台
在 Internet 上知識協作網站提供企業一個最佳管道,與客戶、協力廠商、技術專家及想要進入企業的求職者一個最佳的溝通管道

建立知識社群

設置小組園地,鼓勵您公司中興趣相投或具有共同目標的人員彼此分工合作。

社群使用介面如同上圖所示,基本上與眾多人私下使用的 FB 是一致的,因此在導入使用時,無需擔憂是否需花過多時間適應、學習使用!同時為辦公而公開使用時,也無需再擔心被質疑上班時卻私下使用個人 FB!

社群存取管控可以是開放或受限。組織中的每個人都可看見開放與控管社群。不具有社群成員資格的人員無法看見受限社群。僅受限社群才容許組織外的來賓變成成員。

另外,想必大家也會有的困擾:不知不覺我擁有了好多社群,而每個社群的資訊不斷亂入著我!

IBM Connection 提供了「標籤」,標籤是一個關鍵字,您可以將其指派給社群,以將它分類,好讓它易於尋找。「社群」中的標籤集合會根據您目前選取的視圖來顯示標籤。

您可以選擇如何顯示標籤集合中的標籤:在清單或在雲中。標籤清單中顯示的標籤,會先從最熱門的標籤開始顯示。標籤雲可以將集合中標籤的熱門程度視覺化,方法是將標籤分組在一起,然後以較大、較深色的文字顯示最常使用的標籤,並以較小、較淺色的文字顯示不常使用的標籤。利用標籤來分類社群,可讓您快速找到您要的資訊!

雲端檔案中心,每人 1TB 儲存空間

使用「檔案」應用程式,可使用成員已上傳且與社群共用的檔案。

建立社群之後,預設會授予編輯者角色給該社群的所有成員,以便其能夠共用及上傳檔案。視您社群的隱私權需求而定,您可能會想要變更成員的存取層次。社群檔案的存取一律是針對整個社群。社群擁有者一律是檔案擁有者,而且具有完整存取權可以上傳、編輯和刪除檔案,以及管理檔案權限。

使用社群檔案時,成員可以上傳新版的檔案,以及編輯檔案的名稱與說明。成員也可以設定通知,這樣每當檔案經過修改時,他們就會收到電子郵件。但注意只有社群擁有者才可以從社群中刪除檔案。

將業務活動納為企業知識

活動可協助您的團隊在線上位置中互動,在其中建立、收集及分享關於專案和專案資源的構想。

新增項目和待辦事項至活動,可擷取所需的作業及儲存相關聯的檔案。使用區段可組織活動項目和待辦事項。您可以追蹤的活動專案範例包括:

  • 促使結束銷售程序
  • 準備重要會議
  • 為客戶撰寫報告
  • 僱用新員工

行動辦公,將知識帶著走

全面支援行動裝置,行動辦公室

使用 IBM Connections,建立真正企業社群如 Wiki、部落格及社群,以便連結公司內外部單位、廠商和客戶做知識分享!
即便人在外出差,也可以隨手存取社群裡的資訊、即時尋求專業人士協助支援,提升員工團隊與個人的生產力。

IBM Connections 讓社群事業創造可觀報酬

轉型為社群事業的起始點,每個企業不盡相同,但每家社群事業都會改造傳統通訊與協作網路,使之更有效、更真實與更靈活,以創造價值

健康保險公司龍頭 ( 擁有數百萬名保戶 | 員工超過 3,000 名 )

面臨困境

  • 銷售人員花太多時間在搜尋資訊與尋找專業協助,花在潛在保戶的時間變少,使成交率下降。
  • 不同部門和地點的員工各自工作,很難與專業人員聯繫。重覆的工作浪費時間與金錢。

實際執行

  • Step1. 設定策略,詳細規劃、分析專案的財務影響。
  • Step2. 企業內部網路網站入口,整合 IBM 社群軟體,利用社群、團隊聊天室與即時通訊等功能合作。
  • Step3. 將 IBM Connections 設為網路交流的核心,使用者能夠搜尋有興趣的線上社群、會議位置、FAQ 與檔案分享,更輕鬆地獲得資訊。

改善成效

  • 員工可以搜尋員工資料檔,或是利用部落格、自助式論壇,或搜尋過去已解決的問題,獲得內部專業協助。
  • 現場與遠端的員工可以立即合作、溝通訊息,提升員工團隊與個人的生產力。
  • 客服人員特別能從中獲益,更快、更容易獲得資訊與專業協助,解決客戶申訴與健康問題,預料將能提高推薦口碑與留客率。
  • 銷售人員能更輕鬆存取資訊、獲得專業協助,以及使用內部協作工具瞭解最新情況,所以能提高生產力,成交量也將提升。
  • 實質效益

  • 節約成本 390 萬美元,包括降低訓練、電話使用、主辦第三方網路會議、開會的車馬費、紙本印刷與分發等費用。
  • 由於銷售成交率提高、搜尋訊息速度加快,生產力因而提升,合作也更有效率,還能從保戶額外獲得 810 萬美元的報酬。

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